Muss ich Zigarettenqualm im Büro hinnehmen?

Meine Kolumne in der Süddeutschen Zeitung vom 21. März 2015:

Muss ich Zigarettenqualm im Büro hinnehmen?

SZ-Leserin Janina M. fragt:

Ich trete demnächst eine Teilzeitstelle als kaufmännische Angestellte in einem kleinen Unternehmen an und bin sehr glücklich darüber. Das Büro werde ich mir mit zwei weiteren Kollegen teilen, die nett und hilfsbereit wirken. Beim Vorstellungsgespräch habe ich jedoch gesehen, dass eine Kollegin im Büro raucht. Ich habe selbst bis vor vier Jahren geraucht und während meiner Schwangerschaft aufgehört. Seitdem stört mich Zigarettenrauch. Da es sich um einen technischen Betrieb handelt, sind die Kollegin und ich die einzigen Frauen. Ich möchte nicht gleich einen Zickenkrieg anzetteln. Aber ich finde es schwierig, das Rauchen im Büro zu dulden. Wie finde ich eine für alle Beteiligten gangbare Lösung?

Meine Antwort:

Liebe Frau M.,
wenn ich Sie richtig verstehe, werden Sie sich das Büro mit der rauchenden Kollegin teilen.
Dass bedeutet, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz, also dem Ort, an dem Sie sich aufhalten müssen, um die von Ihnen geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, dem Zigarettenrauch ausgesetzt wären. Hier gibt es durch die Arbeitsstättenverordnung inzwischen eine klare gesetzliche Regelung. Diese besagt, dass Ihr Arbeitgeber einen rauchfreien Raum gewährleisten muss.

Unabhängig von der rechtlichen Situation suchen Sie nach einem Weg, der eine angenehme Arbeitsatmosphäre für alle Beteiligten ermöglicht. Das finde ich persönlich zunächst einmal ein tolles Vorgehen, um nicht schon vor Antritt Ihres neuen Jobs als die Zicke dazustehen. (…)

(Vollständigen Artikel kostenlos auf sueddeutsche.de lesen)

Muss ich die neuen Kollegen duzen?

Meine Kolumne in der Süddeutschen Zeitung vom 23. März 2014

Angelika E. ist Ärztin und fängt demnächst in einem medizinischen Versorgungszentrum an. Dort duzen sich die Mitarbeiter untereinander. Ihr ist das unangenehm – kann sie auf das „Sie“ bestehen?

SZ-Leserin Angelika E. fragt:

Ich war mehr als 20 Jahre als Fachärztin niedergelassen und habe jetzt meine Praxis an ein medizinisches Versorgungszentrum verkauft. Dort werde ich demnächst als angestellte Fachärztin weiterarbeiten. Nun habe ich mitbekommen, dass sich die neuen Kollegen allesamt untereinander duzen.

Ich möchte jedoch nicht mit meinem Vornamen angesprochen werden und finde es viel einfacher, sich bei der Arbeit zu siezen. Andererseits möchte ich mich auch gern in das junge Team integrieren und nicht abweisend wirken. Wie könnte ich argumentieren, ohne schroff zu sein?

Meine Antwort:

Liebe Frau E.,
was für die einen geradezu unvorstellbar ist, erscheint den anderen vollkommen normal – und umgekehrt.
Während es vor hundert Jahren selbst in der Familie nicht überall üblich war, die eigenen Eltern zu duzen, wird sich inzwischen im Zuge der gesellschaftlichen Egalisierung geduzt, was das Zeug hält.

So wäre ich früher niemals auf die Idee gekommen, die Eltern meiner Schulkameraden bei der Begrüßung mit Vornamen anzureden, und noch heute kommt mir das nicht über die Lippen. Selber kann ich mich inzwischen glücklich schätzen, wenn ich von den Mitschülern meiner Kinder überhaupt wahrgenommen werde, wenn sie bei uns zu Besuch sind. Dass ich mit ihnen automatisch per Du bin, scheint sich von selbst zu verstehen.

Interessanterweise wurde das Siezen erst im 19. Jahrhundert allgemein üblich, wahrscheinlich um eine gleichermaßen wertschätzende Form der Anrede für alle Bürger zu etablieren. So drückt das „Sie“ für die meisten Menschen eine respektvolle Distanz aus, während das „Du“ freundschaftliche Nähe und eine gewisse Form der Gleichheit signalisiert.

Dies dürfte auch der Grund sein, warum sich die Kollegen an Ihrem künftigen Arbeitsplatz untereinander duzen. Es soll eine Atmosphäre der freundschaftlichen Nähe geschaffen werden, in der es durch das Du eine kommunikativ gelebte Form der Zusammengehörigkeit gibt. Nun müssen Sie sich entscheiden, ob Sie diesen Weg mitgehen möchten oder lieber nicht.

Wenn Sie sich klar und eindeutig gegen das Duzen aussprechen und ein entsprechendes Angebot der neuen Kollegen ausschlagen, gilt es, dies mit viel Fingerspitzengefühl und einen Höchstmaß an Wertschätzung zu tun.

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihr Gegenüber sein Gesicht nicht verliert und Sie allen eine kleine Hintertür offenhalten, könnte die Ablehnung ohne Missstimmungen vonstattengehen. „Vielen Dank für das nette Angebot. Ich weiß Ihr Vertrauen wirklich zu schätzen. Ich brauche dafür nur ein bisschen länger und würde mich wohler fühlen, wenn wir vorerst noch beim Sie bleiben könnten. Wäre das in Ordnung für Sie?“

Diese Aneinanderreihung von rhetorischen Weichmachern, Konjunktiven, positiven Formulierungen und der abschließenden Frage, die eigentlich nur mit einem Ja beantwortet werden kann, wäre eine Möglichkeit, dem Duz-Angebot auf wertschätzende und ehrliche Art zu begegnen.

Vielleicht ergreifen Sie auch selber die Initiative und sprechen das Thema gleich in der ersten Runde an („Ich werde nicht gerne mit meinem Vornamen angesprochen und finde es persönlich angenehmer, sich bei der Arbeit zu siezen“). Das mag für die jüngeren Kollegen eventuell ein wenig altbacken klingen, doch werden die meisten Ihren Wunsch respektieren. Zwischenmenschliche Nähe wird sich nach einem besseren Kennenlernen früher oder später ohnehin einstellen.


 

Den Artikel können Sie im Original kostenlos auf sueddeutsche.de nachlesen.

Darf ich schwierige Namen (Doppelnamen) abkürzen?

In meiner aktuellen Kolumne der Süddeutschen Zeitung beantworte ich folgende Leserfrage:

SZ-Leser Hartmut G. fragt:

Eine Mitarbeiterin in meiner Abteilung trägt einen Doppelnamen, der mindestens so kompliziert ist wie der Name der saarländischen Ministerpräsidentin Annegret Kramp-Karrenbauer. Die meisten Kollegen benutzen eine abgespeckte Variante des Namens: Die einen sagen Annegret, die anderen Frau Kramp, wieder andere Frau Karrenbauer (um es auf das prominente Beispiel zu übertragen).

Ist das korrekt? Da wir viel Kundenkontakt haben und ich den unsäglichen Namen oft langwierig am Telefon buchstabieren muss, frage ich mich: Kann man die Kollegin bitten, im beruflichen Kontext generell einen abgekürzten Namen zu benutzen?

Den vollständigen Artikel können Sie auf sueddeutsche.de nachlesen oder hier downloaden.

„Was tun …?“ – Wenn mir ein Name partout nicht einfällt.

Da stehen Sie auf einer Party oder einem Empfang und treffen jemanden, den Sie kennen.

Sie wissen genau, dass Sie sich vor nicht allzu langer Zeit gesehen haben, nur eine winzige Kleinigkeit fällt Ihnen nicht ein – der Name der Person. Peinlich …

Damit geht es Ihnen wie mir und wahrscheinlich 90% unserer Mitmenschen. Hmm.

Name vergessen?

© Madmaxer | Dreamstime.com

Nun kann man natürlich einfach die Flucht ergreifen oder irgendwie vermeiden, diesen Menschen mit seinem Namen anzusprechen. Früher oder später kommt aber genau dann der Moment, in dem man den Namen parat haben sollte. Weil vielleicht jemand dazu kommt, den man mit dem anderen bekannt machen möchte.

Persönlich halte ich es dann gerne mit Ehrlichkeit.

Gewürzt mit einer Prise Erinnerung zeigt es dem anderen, dass ich mich sehr wohl an ihn erinnere, dass eben nur der Name gerade nicht „online“ ist.

Zum Beispiel: „Jetzt haben wir uns schon so oft gesehen/vor ein paar Wochen gerade auf der XY-Messe getroffen und uns so angeregt über … unterhalten. Es ist mir wirklich unangenehm, mir liegt Ihr Name auf der Zunge, bitte helfen Sie mir nochmal damit.“

Menschen begreifen Wertschätzung in der Regel im Menschlichen und weniger im Formellen. Deswegen finde ich es gut, die persönliche Erinnerung in den Vordergrund zu stellen. In der Regel funktioniert es ganz gut.

Falls Sie vorher noch die Möglichkeit haben, können Sie natürlich auch bei anderen Anwesenden, die Sie kennen, „Erkundigungen“ zum Namen der Person einholen.

Haben Sie ein persönliches Erfolgsrezept für solche Situationen? Teilen Sie es mit uns!

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Visitenkarten – einzig, nicht artig …

Wir bekommen keine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen.

Soweit die Theorie. Nur wie sieht es denn neben der Dauerhaftigkeit mit der Individualität des persönlichen Eindrucks aus?

Im geschäftlichen Alltag bedienen wir uns dazu diverser Hilfsmittel.
Einen bleibenden Eindruck kann man sich zum Beispiel dadurch verschaffen, indem man einen potentiellen Kunden mehrmals pro Woche per telefonischer Nachfrage oder mit eMails Marke „Falls Sie noch Fragen haben …“ nervt. Der dauerhafte Platz auf der Black List der Sekretärin ist einem damit so gut wie sicher.

Individualität vor Mainstream
Sinnvoller kann es sein, sich von seinen Mitbewerbern durch Indidualisierung abzugrenzen.
Die Art dieser Individualisierung hängt natürlich neben der eigenen Persönlichkeit auch vom Unternehmen oder von der Branche ab, in der man tätig ist.

Was also tun?
Gehen wir einmal um das Pferd herum und schauen, wie es in puncto Aufzäumen am anderen Ende aussieht.
Angenommen, unser Wunschkunde möchte uns tatsächlich kontaktieren. Wie geht er vor? Wahrscheinlich sucht er sich unsere Kontaktdaten heraus. Häufig werden diese in der Signatur der eMail stehen, eventuell auch im Briefkopf des Angebots.
Wenn ich also ein Angebot per Briefpost verschicke, warum sollte ich dann nicht gleich eine weitere Möglichkeit schaffen, meine Kontaktdaten zu kommunizieren? Zum Beispiel, indem ich eine Visitenkarte dazulege, aufklebe oder ähnliches.

Eventuell war ich ja auch schon persönlich vor Ort und habe meine Visitenkarte hinterlassen. Ja richtig, eines dieser retromäßigen Pappkärtchen, meist irgendwas um die 85 x 55 mm groß und in der Regel von atemberaubender Langeweile.

„Bloß nicht auffallen!“ scheint die Devise in vielen Unternehmen und auch bei vielen Freiberuflern und Selbständigen zu sein. OK … Nur, wenn ich nicht auffalle, wird es schwer sein, sich an mich zu erinnern.

Das Gefühl trifft die Entscheidung
Visitenkarten LegoUnd gerade Visitenkarten schaffen etwas, das für einen Anruf oder eine eMail-Signatur unmöglich ist – ein Gefühl.
Sobald jemand eine Visitenkarte in der Hand hält, schaltet sich ein weiterer Wahrnehmungskanal mit dazu. Der Kinesthätische, also das, was wir fühlen.
Wenn nun die Kombination von Optik (Layout, Farben, Informationsgehalt etc.) mit der Kinesthätik (Material, fühlbare Eigenschaften etc.) einen positiven Effekt erzeugt, bleibt diese Karte (und deren Überbringer) schon deutlicher in Erinnerung als jene brave, zurückhaltende (und oft langweilige) Karte des Mitbewerbers.
Vor kurzem bin ich über einen Artikel über die Firma LEGO gestolpert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von LEGO haben natürlich auch Visitenkarten. Die sehen so aus:

Die Figuren sind übrigens weitestgehend auf die jeweilige Person abgestimmt (Geschlecht, Haarfarbe, Frisur). Natürlich passen diese „Karten“ nicht in einen Visitenkarten-Ordner, sondern bleiben wohl eher auf dem Schreibtisch stehen. Sensationell! (Allerdings frage ich mich, wie wohl das Visitenkarten-Etui eines LEGO-Mitarbeiters auf einer Messe aussieht …)

Stiltrainer Visitenkarte

Visitenkarte Stiltrainer

Ich selber bin schon desöfteren für meine Visitenkarten kritisiert worden. In der Regel allerdings nicht von Kunden, bei denen meine Karte meist ein Schmunzeln hervorruft und die Bitte, eine weitere Karte zu bekommen, da man sie gerne gezielt weitergeben (oder heimlich hinstellen) wolle. Auf der Vorderseite meiner Karte (mit 350g übrigens ein gewollt „dicker Brocken“) sind die üblichen Kontaktdaten enthalten.
Die Rückseite sieht allerdings so aus:

Weitere, zum Teil sehr indiduelle und kreative Beispiele für Visitenkarten, die garantiert in Erinnerung bleiben, gibt es auf der Website von Quicksprout. Ein paar weitere, ausgefallene Exemplare hat Peer Wandiger von SelbständigImNetz gefunden.

Sie haben auch eine kreative, individuelle oder „andere“ Visitenkarte? Schicken Sie mir ein Bild davon per eMail, dann veröffentliche ich sie hier im Stilbrief!

Vorstellen und bekannt machen

Wer stellt wen wem vor?

Den Begriff „jemanden vorstellen“ mag ich persönlich nicht besonders. Hat es doch stets etwas hierarchisch deutlich abgrenzendes, wenn man einen Menschen einem anderen „vorstellig“ werden lässt.

Wesentlich sympathischer ist mir das „bekannt machen“.

Bekanntmachen

© Chagin | Dreamstime.com

Das erste Aufeinandertreffen zweier Menschen sollte auf gleicher Augenhöhe geschehen. Auch wenn es bekannte Unterschiede in der möglicherweise vorhandenen, geschäftlichen Rangordnung gibt.
Dennoch sind es in erster Linie zwei Menschen, die dort aufeinandertreffen und erst in zweiter Linie eventuell unterschiedliche Positionen.

Mir wird immer wieder von Seminarteilnehmern und Coachingklienten berichtet, dass sie sich in der Situation, zwei Menschen (die einander bis dato nicht kennen) miteinander bekannt zu machen, unsicher und damit unwohl fühlen.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ich stehe mit einem langjährigen Kunden (Mitte 40) zusammen, als meine Vorgesetzte (Ende 50) dazukommt. Die beiden kennen sich noch nicht persönlich.
Nur, wie gehe ich jetzt vor? Da war doch was von wegen „Ladies first“ und „alt vor jung“ …
Grundsätzlich schonmal keine schlechte Idee. Wenn die protokollarischen Uhren im Geschäftsleben nicht anders ticken würden.
Hier gilt an erster Stelle das Prinzip: Die ranghöhere Person erfährt den Namen der rangniederen Person zuerst. Soweit so gut. Nur, wer ist denn die ranghöhere Person?
Geschlecht und Alter sind im geschäftlichen Umfeld von geringerer Bedeutung als die Nahrungskette.

Wie heißt es so schön – wes Brot ich ess‘, des Lied ich sing!
Zwar ist meine Vorgesetzte in diesem Fall nicht nur eine Dame und dazu auch noch um einige Lebensjahre erfahrener.
Dennoch gibt es jemanden in unserer Runde, von dessen Brot sich auch meine Vorgesetzte ernährt, nämlich meinen Kunden. Dabei spielt es auch keine Rolle, dass er „nur“ ein Mann ist, der zudem einige Donnerstage jünger ist als sie. Er ist der Kunde. Punkt.

Zurück zu unserem Beispiel: Ich zügele meine unbändige Freude, dass meine Vorgesetzte in ihrer unnachahmlich zurückhaltenden Art an dem Gespräch mit meinem Kunden teilhaben möchte und mache beide miteinander bekannt: „Herr Kunde, ich möchte Sie gerne mit Paula Piesepampel bekannt machen. Frau Piesepampel ist die Leiterin der Abteilung Kullerkekse und ist für die Entwicklung des gesamten Sortiments verantwortlich. – Frau Piesepampel, dies ist Dr. Karl Kunde, der Geschäftsführer der Apfelsinia GmbH! Wir sprechen gerade über die Expansion von Apfelsinia nach Absurdistan, wo Herr Dr. Kunde unsere Kullerkekse gerne positionieren möchte.“

Somit wissen beide auch gleich, wie und wo sie die andere Person einsortieren können und haben einen ersten Anknüpfungspunkt für das weitere Gespräch. Was die Piesepampel natürlich schamlos ausnutzt und zum Monolog ausholt. Wie immer.

Regeln können so einfach sein, oder?

Ein Quantum Stil

„Mein Name ist Stil. Guter Stil!“

Martini mit OliveGestern haben wir uns mit Freunden den neuen James Bond Film „Ein Quantum Trost“ im Kino angesehen.
Davon abgesehen, dass Herr Craig meiner bescheidenen Ansicht nach nach einer langen Zeit der „Interims-Doppelnullen“ das Zeug zum „echten“ Bond hat, gab es gleich mehrere Überraschungen.

Nicht etwa, dass in dem knapp einstündigen Werbeblock nur noch wirklich gut gemachte oder wenigstens witzige Spots liefen. Das fällt hierzulande wohl immer noch in den Bereich Fiktion und Hoffnung.

Nein, vielmehr scheint das zarte Pflänzchen namens „Respekt“ auch in der Werbebranche kleine, wenngleich noch sehr scheue Triebe zu entwickeln.
Wohlwollend hat Otto Normalgebührenzahler ja bereits zur Kenntnis genommen, dass er nicht mehr aus dem Fernsehapparat heraus oder von der Kinoleinwand herunter vorsorglich in Beugehaft genommen wird, um dem potentiellen Vorenthalten von Gebührenzahlungen mit einer „zero tolerance“-Mentalität entschieden entgegen zu wirken.

Mittlerweile wird (zumindest vereinzelt in dieser Branche) das gute Vorbild propagiert.

Mit dem möglichen Ergebnis, dass sich nicht jeder Zuschauer gleich als Quasi-Straftäter fühlt sondern eher motiviert wird, dem guten Beispiel zum Wohle aller zu folgen.
Durfte der geneigte Kinobesucher bis vor kurzem noch mit einstimmen, wenn die Schar unmündiger Kinder dem wegen illegalem Aufzeichnen von Kinofilmen hinter schwedischen Gardinen sitzenden Vater ein Geburtstagsständchen unter dem Zellenfenster darbrachte, gab es vor dem James Bond Film etwas Neues.

Bitte zeichnen Sie diesen Film nicht auf sondern lehnen Sie sich zurück und genießen Sie den neuen James Bond Film „Ein Quantum Trost“!

So geht es doch auch, liebe Werbeleute. Danke dafür …

Das Grüßen

Unter Grüßen versteht man die berührungslose Kontaktaufnahme zu anderen Menschen.

Grüßen - Lucky Cat

Mit einem Zunicken oder Winken, einem Lächeln und eventuell einem passenden Tagesgruß („Guten Morgen!“, „Guten Tag!“, „Hallo!“, „Mahlzeit!“ etc.) zeigen wir, dass wir jemanden erkannt oder bemerkt haben.

Dabei gibt es einige traditionelle Regeln:

  • Der Herr grüßt die Dame zuerst.
  • Der Jüngere grüßt den Älteren zuerst.
  • Der Rangniedere grüßt den Ranghöheren zuerst.
  • Der (zu einer Gruppe) Hinzukommende grüßt den/die Anwesende(n) zuerst.

Auch wenn diese Regeln korrekt sind, zählt es zum guten Benehmen, sich nicht „hinter“ diesen Vorgaben zu verstecken und darauf zu beharren.
Zeitgemäß ist vielmehr: Wer den anderen als erster sieht, grüßt zuerst

Ich halte es für ein Zeichen von Wertschätzung, einen anderen Menschen zu grüßen, auch wenn dieser eventuell rangniederer als man selbst ist. Alles andere wäre arrogant und unhöflich.